Conditions du contrat WAY-Plan

Après la présentation du logiciel, votre consultant WAY-Plan vous enverra un devis correspondant à votre structure. Il vous suffira de nous le renvoyer scanné par email (ou par courrier) pour valider votre accord.

Votre logiciel sera installé et paramétré sous 10 jours maximum.

La souscription à WAY-Plan vous permet de bénéficier de bien d’autres services qu’un simple logiciel.

Dès l’offre START, vous bénéficiez de tous les modules de gestion :

  • Planning de vos missions de transport
  • Gestion commerciale et facturation
  • Application mobile dédiée à vos chauffeurs
  • Gestion administrative
  • Communication clients
  • Statistiques complètes

WAY-Plan, c’est également toute une équipe à votre service :

  • conseils pour optimiser votre utilisation du logiciel
  • assistance technique
  • actualités du transport de personnes et de la VTC
  • aide au respect de la réglementation en vigueur

Si votre entreprise travaille déjà sur un logiciel de gestion ou possède des bases de données formalisées, nous avons tout prévu pour faciliter votre transition sur WAY-Plan.

  • Import automatisés de fichiers clients et répertoire de contacts clients
  • Facilitateurs de saisie de vos grilles tarifaires
  • Exports de vos factures vers votre logiciel comptable
  • Formation personnalisée de vos équipes

Nous avons des clients dans 3 pays francophones : la France, la Belgique et la Suisse.
Tous les aménagements nécessaires sont mis en place dans le logiciel pour que soient appliqués les particularités du pays de facturation : devise, taux de TVA spécifiques, affichage des informations…

Côté installation et formation, nous avons tous les outils nécessaires pour former votre équipe à distance.

Quel que soit le motif de votre résiliation (arrêt de votre activité, autre …) le contrat WAY-Plan est sans engagement de durée.

Après réception de votre demande, que vous pouvez nous transmettre par simple email ou par courrier, nous prenons celle-ci en compte immédiatement et clôturons votre contrat pour la date de votre choix. Le mois en cours est facturé normalement, pas d’autre frais à prévoir.

Vous pouvez ainsi vous organiser et récupérer vos données, à votre rythme.

WAY-Plan vous permet de gérer plusieurs entités juridiques, ou plusieurs marques, avec un seul contrat et un seul logiciel.

Tout a en effet été prévu pour pouvoir gérer toute son activité, au sein d’un seul WAY-Plan :

  • chaque entité affiche sa propre entête commerciale sur ses devis et factures (logo et mentions légales)
  • chaque entité peut configurer ses propres grilles tarifaires
  • chaque entité dispose de sa propre numérotation de facture : pour rappel WAY-Plan permet de paramétrer la numérotation de vos factures selon le format souhaité

Pour visualiser les options à souscrire permettant la mise en oeuvre de cette fonctionnalité, découvrez nos offres ici.

Sécurité et confidentialité de vos données

Toutes les 4 heures, un fichier au format Excel vous est envoyé par email automatique sur l’adresse email de votre choix.
Ce fichier contient votre planning du jour et des 2 jours à venir, ainsi vous pouvez continuer à travailler même si le serveur connait une défaillance, événement rarissime mais que nous ne pouvons pas occulter, ou si vous n’avez plus de connexion Internet.

Nos serveurs sont hébergés dans des datacenters qui bénéficient des dernières innovations technologiques à la fois économiques, écologiques et sécurisées.

Serveurs de stockage - logiciel SAAS

 

Pour l’hébergement de vos données les plus précieuses, nous avons fait le choix de la qualité :

  • choix des infrastructures les plus performantes et disponibilité des serveurs optimale,
  • multiples dispositifs de sécurité du datacenter,
  • qualité de service irréprochable, même le week-end.

La sauvegarde quotidienne des données nous permettent de les restaurer dans votre logiciel de gestion sur simple demande.

Votre accès utilisateur vous est personnel : chaque collaborateur possède son identifiant et son mot de passe propre qu’il définit lors de sa première connexion. Votre formateur WAY-Plan vous informera des règles usuelles de sécurité, soit dans la mesure du possible :

  • mélanger des minuscules, des majuscules, des caractères spéciaux et des chiffres.
  • choisir un mot de passe unique, que vous n’utiliserez que pour WAY-Plan.

Le mot de passe de chaque collaborateur est crypté de sorte que personne ne puisse le déchiffrer, même un autre utilisateur de la même plateforme.

Plusieurs exports sont disponibles dans WAY-Plan.

WAY-Plan vous permet en effet d’exporter une grande partie de vos données :

  • export Excel de la liste des missions : entre deux dates, par chauffeur ou par client, par type de véhicule, etc.
  • export Excel des données chauffeur : amplitudes horaires, nombre de jours travaillés, tarif achat des prestations, etc.
  • export Excel ou PDF du registre du personnel, mis à jour en temps réel

Les chauffeurs vacataires utilisent aussi votre application mobile chauffeur, tout a été pensé pour optimiser la communication, tout en limitant les risques quant à la confidentialité des données de vos clients.

Sur la confidentialité des données de vos clients.

L’application mobile WAY-D ne conserve aucune donnée, une fois la mission clôturée par votre chauffeur. Ainsi celui-ci visualise avant et pendant la course les informations nécessaires à la bonne exécution de sa mission, mais ceci fait le chauffeur ne peut plus accéder à l’historique des données concernant les clients qu’il a servi.

Comment WAY-Plan s'adapte à mon activité de transport

WAY-Plan a été conçu pour répondre aux besoins de toutes les entreprises de transport de personnes à la demande : VTC, TPRP sous la loi LOTI, petite remise, transport d’assistance, autocaristes…

Si vous avez besoin de :

  • gérer des missions de transport et des dossiers de réservation
  • faciliter votre planification de chauffeurs et de voitures
  • justifier de la réservation préalable des missions
  • proposer des prestations connexes à votre activité de transport de personnes
  • accélérer votre facturation
  • avoir plus de visibilité sur votre activité

Le logiciel WAY-Plan répondra à vos objectifs.

Oui, vos clients disposent d’un formulaire de réservation complet que vous pouvez mettre à disposition de vos clients.

WAY-Plan comprend également un espace clients sécurisé par login et mot de passe personnel qui leur permettra de :

  • passer de nouvelles demandes de réservation
  • garder un historique de leurs demandes
  • télécharger leurs devis et factures

Formulaire réservation VTC et Transport de personnes
Vous recevez une alerte pour chaque demande passée et dès validation, les missions s’ajoutent à votre planning en 2 clics !

Le multi-étapes fait partie des fonctionnalités prévues par WAY-Plan.

Une mission peut contenir un point de départ, un point d’arrivée et plusieurs étapes intermédiaires.

Dans WAY-Plan, vous pouvez :

  • Préparer vos itinéraires et les enregistrer
  • Gérer la présence des passagers à chacune des étapes

Envoyer la mission avec le détail de chaque étape au chauffeur : qui monte où ?
Permettre au chauffeur de déclarer la présence des passager à chacune des étapes
Récupérer les informations de présence des passagers : étaient-ils tous bien présents ? Y a t-il eu un no-show ?
Répercuter les informations en facturation

Le planning de WAY-Plan est prévu pour gérer tous vos chauffeurs : en interne ou en sous-traitance.

Grâce au module Visual Limo, vous pourrez planifier :

  • vos chauffeurs internes, quel que soit leur statut : CDI, CDD, extra avec périodes de présence pré-définies
  • les chauffeurs sous-traitants avec reporting précis de toutes les missions que vous leur aurez confié : sur une période donnée, pour un client donné, etc.

Vous aurez la possibilité de mettre à disposition de vos chauffeurs sous-traitants votre Espace mobile chauffeur pour :

  • récupérer leurs fiches de missions
  • Indiquer l’avancement des missions qu’ils effectueront pour votre compte.

WAY-Plan n’est pas un terminal de paiement, mais votre chauffeur peut signaler chaque encaissement réalisé à bord du véhicule, depuis son espace mobile.

Ainsi votre suivi des règlements est à jour : vous savez ce qui reste à encaisser et ce qui a déjà été réglé par vos clients.

Vous utilisez les applications VTC comme Uber ou AlloCab ?

Vous pouvez inclure le chiffre d’affaires réalisé via ses plateformes directement dans votre WAY-Plan pour analyser l’activité globale de votre activité : chiffre d’affaires de vos clients directs et chiffre d’affaires des clients venus des centrales de réservation.

Votre formateur WAY-Plan vous guidera pour effectuer cette manipulation.

Utilisation de l'application chauffeur WAY-D

Ainsi, que vous ayez un téléphone portable ou une tablette tactile sous Android ou iOS, l’application mobile WAY-d est téléchargeable depuis les stores.

Une version web est également accessible depuis le navigateur internet du téléphone, sans nécessité de téléchargement.

L’application mobile de vos chauffeurs a 2 buts principaux :

  • avoir toujours à portée de main les détails des missions dont vos chauffeurs sont chargés
  • leur permettre de pointer l’état d’avancement des missions : plages horaires de travail, kilomètres parcourus, frais engagés…

Sur leur application mobile, les chauffeurs ont également accès aux justificatifs de réservation préalables pour passer les contrôles des boers.

De votre côté, vous visualisez en temps réel là où en sont vos chauffeurs dans leurs missions de la journée :

  • sont-ils arrivés chez le client à temps ?
  • y a-t-il eu un commentaire particulier sur le déroulement de la mission ?

De plus, l’application mobile remonte dans votre gestion administrative toutes les indications sur les amplitudes horaires travaillées par vos chauffeurs…de quoi faciliter la gestion des paies !

WAY-Plan n’est pas un terminal de paiement, mais votre chauffeur peut signaler chaque encaissement réalisé à bord du véhicule, depuis son espace mobile.

Ainsi votre suivi des règlements est à jour : vous savez ce qui reste à encaisser et ce qui a déjà été réglé par vos clients.

Les chauffeurs vacataires utilisent aussi votre application mobile chauffeur, tout a été pensé pour optimiser la communication, tout en limitant les risques quant à la confidentialité des données de vos clients.

Sur la confidentialité des données de vos clients.

L’application mobile WAY-D ne conserve aucune donnée, une fois la mission clôturée par votre chauffeur. Ainsi celui-ci visualise avant et pendant la course les informations nécessaires à la bonne exécution de sa mission, mais ceci fait le chauffeur ne peut plus accéder à l’historique des données concernant les clients qu’il a servi.

Sur la communication et les plannings de vos chauffeurs vacataires.

L’application mobile WAY-D est connectée à Google Agenda, : les identifiants sont saisis par le chauffeur, sans que le collaborateur WAY-Plan puisse les visualiser.

Dès lors vos chauffeurs pourront visualiser les courses que vous leur confiez, dans leur planning Google ou Outlook, et gérer tout leur emploi du temps dans le même espace de travail.

Planification des missions

Oui, vos clients disposent d’un formulaire de réservation complet que vous pouvez mettre à disposition de vos clients.

WAY-Plan comprend également un espace clients sécurisé par login et mot de passe personnel qui leur permettra de :

  • passer de nouvelles demandes de réservation
  • garder un historique de leurs demandes
  • télécharger leurs devis et factures

Formulaire réservation VTC et Transport de personnes
Vous recevez une alerte pour chaque demande passée et dès validation, les missions s’ajoutent à votre planning en 2 clics !

Le planning de WAY-Plan est le coeur du logiciel ! Nous avons concentré tout notre savoir-faire technique et ergonomique pour développer ce planning de missions.

Au final, il est aussi simple à manipuler qu’un site web !

  • Affichage des informations en temps réel,
  • Possibilité de rechercher une mission ou un dossier par de multiples critères : nom du client, nom du passager, lieu de prise en charge, dates, chauffeurs…
  • Possibilité de tout gérer depuis le planning : dossier de réservation avec aller/retour ou déplacement répété, tarification de chaque mission de transport…

Quelques données chiffrées remontées par nos clients :

  • 30 secondes pour saisir une nouvelle mission
  • 2 minutes pour établir un devis

Visual Limo est conçu sur le modèle planning de Gantt pour planifier sur un seul écran chauffeur et voiture, jouer avec sa planification en 1 clic.

En un coup d’oeil, vous visualisez :

  • l’occupation de vos chauffeurs sur la journée ou sur une période de quelques jours,
  • les périodes de congés de vos chauffeurs et les dates de révision au garage de vos véhicules
  • les retours à vide…

Utilisation de WAY-Plan en mobilité

Pour l’utilisation en mobilité, 2 possibilités s’offrent à vous :

  • Utiliser votre application de gestion habituelle. Certains de nos clients utilisent très bien WAY-Plan sur leur tablette tactile, même si le graphisme n’est pas optimal sur ce format
  • Utiliser Mobilimo, la version mobile du logiciel !

Accessible depuis le navigateur internet de votre appareil, Smartphone ou Tablette tactile, Mobilimo vous permet d’avoir votre planning dans votre poche en permanence.

Les actions principales de gestion du planning y sont développées :

  • visualiser vos missions du jour et des jours suivants
  • saisir une nouvelle demande de réservation
  • planifier votre chauffeur sur une mission
  • modifier une mission déjà saisie sur votre planning général

Le vrai atout de Mobilimo, c’est la possibilité de travailler même lorsque votre mobile n’est pas connecté au réseau. Vos actions seront alors stockées dans la mémoire du téléphone pour être envoyées à votre planning général dès que vous entrerez dans une zone de connexion.

Mobilimo et l’application mobile chauffeur fonctionnent même sans aucune connexion internet.

Comment cela fonctionne ?

L’ensemble des données sont enregistrées en local, dans votre Smartphone ou votre tablette, et vous pouvez réaliser les opérations habituelles.

Lorsque vous retrouvez une connexion internet, toutes les données enregistrées sont synchronisées.

WAY-Plan n’est pas un terminal de paiement, mais votre chauffeur peut signaler chaque encaissement réalisé à bord du véhicule, depuis son espace mobile.

Ainsi votre suivi des règlements est à jour : vous savez ce qui reste à encaisser et ce qui a déjà été réglé par vos clients.

Factures et devis avec WAY-Plan

Factures et devis avec WAY-Plan

Il est possible, sous certaines conditions de modifier une facture.

WAY-Plan permet effectivement de modifier les factures, mais cette fonctionnalité n’est accessible qu’aux collaborateurs autorisés à réaliser ce type d’opération. Bien entendu il n’est pas recommandé de modifier des factures, notamment si celles-ci ont été transmises aux clients concernés, ou exportées en comptabilité.

A noter d’ailleurs que WAY-Plan permet de créer des avoirs à partir de n’importe quelle facture, très simplement, et dans le respect des procédures comptables.

WAY-Plan vous permet de gérer plusieurs entités juridiques, ou plusieurs marques, avec un seul contrat et un seul logiciel.

Tout a en effet été prévu pour pouvoir gérer toute son activité, au sein d’un seul WAY-Plan :

  • chaque entité affiche sa propre entête commerciale sur ses devis et factures (logo et mentions légales)
  • chaque entité peut configurer ses propres grilles tarifaires
  • chaque entité dispose de sa propre numérotation de facture : pour rappel WAY-Plan permet de paramétrer la numérotation de vos factures selon le format souhaité

Pour visualiser les options à souscrire permettant la mise en oeuvre de cette fonctionnalité,découvrez nos offres ici

Il y a 3 modèles de factures proposées dans la gestion de facturation WAY-Plan.

Vous pourrez également nous demander d’en développer un sur-mesure pour votre entreprise. Il sera alors établi selon leurs contraintes spécifiques…

Les 3 modèles disponibles sont :

  • la facture détaillée
  • la facture “groupée + détail” qui récapitule les missions selon leurs caractéristiques communes en page principale et affiche le détail en annexe
  • la facture “groupée sans détail” qui n’affichera pas le détail des misisons en annexes

Nous adapterons votre WAY-Plan à vos spécificités de facturation si vous en avez.

  • afficher une référence client
  • afficher une référence fournisseur
  • regrouper les missions par référence de centre de coût
  • adapter graphiquement la facture

La liaison avec votre logiciel de comptabilité est possible via le paramétrage d’un export de la facturation réalisée dans WAY-Plan.

Ce sont nos équipes qui s’occupent du paramétrage, directement en lien avec votre comptable. Le document extrait contiendra précisément les codes comptables que vous utilisez habituellement et facilitera le travail de votre expert-comptable.